SUCCESS STORY
Françoise Raynal, responsable pôle générosité Publique et legs vous raconte sa migration ...
Ediis : Qu’est ce qui a motivé le lancement d’un appel d’offres BDD marketing et fulfilment associé à la Fondation ?
"Au départ l’objectif de l’appel d’offres était de faire un tour du marché des prestataires pour voir quelles étaient les évolutions,
les nouveautés;. En effet nous étions à un tournant politique de notre Fondation, avec notamment la volonté de préparer le développement
de nos fondations abritées mais aussi de démarrer le développement du digital. Il fallait donc nous assurer que notre solution technique soit pérenne
sur les 10 prochaines années;.
De plus nous étions en pleine conduite de changements en interne, découlant d’une modification importante de gouvernance et du passage d’une organisation verticale à une organisation matricielle en pôles. Après avoir vu différentes solutions nous avons lancé un appel d’offres restreint auprès de 3 prestataires.
Mes craintes, arrivant d’un secteur où je ne maitrisais pas les techniques de BDD, étaient de ne pas deviner les pièges, les vraies fausses idées et d’éprouver des difficultés à contrôler la reprise de l’existant puisque je ne connaissais pas la solution du prestataire sortant.
Pour la petite histoire, je suis arrivée un mardi à la Fondation et il fallait envoyer le cahier des charges le vendredi... Il a bien fallu se jeter à l’eau !
Heureusement, la Fondation avait fait le choix de se faire accompagner par un consultant externe qui avait déjà largement participé à la rédaction du cahier des charges. J’ai donc été épaulée durant toute la période de préparation de la migration, et jusqu’à la migration effective avec notamment la réalisation des scénarios de recette.
Finalement cette migration fut un bon moyen pour moi d’appréhender rapidement les données, les règles de gestion, le vocabulaire et entrer dans le vif du sujet."
De plus nous étions en pleine conduite de changements en interne, découlant d’une modification importante de gouvernance et du passage d’une organisation verticale à une organisation matricielle en pôles. Après avoir vu différentes solutions nous avons lancé un appel d’offres restreint auprès de 3 prestataires.
Mes craintes, arrivant d’un secteur où je ne maitrisais pas les techniques de BDD, étaient de ne pas deviner les pièges, les vraies fausses idées et d’éprouver des difficultés à contrôler la reprise de l’existant puisque je ne connaissais pas la solution du prestataire sortant.
Pour la petite histoire, je suis arrivée un mardi à la Fondation et il fallait envoyer le cahier des charges le vendredi... Il a bien fallu se jeter à l’eau !
Heureusement, la Fondation avait fait le choix de se faire accompagner par un consultant externe qui avait déjà largement participé à la rédaction du cahier des charges. J’ai donc été épaulée durant toute la période de préparation de la migration, et jusqu’à la migration effective avec notamment la réalisation des scénarios de recette.
Finalement cette migration fut un bon moyen pour moi d’appréhender rapidement les données, les règles de gestion, le vocabulaire et entrer dans le vif du sujet."
Pourquoi avoir choisi les équipes et solutions Ediis AID ?
"Dès les premiers échanges nous nous sommes sentis compris, rassurés, avec une équipe en face de nous fédérée, professionnelle.
Le discours était enthousiaste mais restait crédible, cohérent, sans survente. Quelles que soient les strates hiérarchiques ou fonctionnelles,
chaque interlocuteur maitrisait ses responsabilités, son périmètre.
Nous avons senti des professionnels qui communiquent entre eux, chacun dans son domaine d’expertise, mais avec un vrai fil conducteur et une direction commerciale qui maitrise le sujet. Cette fluidité et ce travail d’équipe étaient bien moins évident chez les deux autres soumissionnaires.
Bien entendu, au-delà de l’adéquation fonctionnelle des solutions proposées à nos besoins, notre choix a été conforté par un ensemble de critères :
- Cahier de Réponse commerciale bien structuré et très précis (mieux que le prestataire sortant)
- Une solution globale, c’est-à-dire Web intégré, et avec des fonctionnalités activables au fur et à mesure des besoins.
Au départ nous n’avions pas décidé avec certitude de confier à Ediis-AID les formulaires de dons en ligne et l’espace donateur. .La connexion native des formulaires et de l’espace donateurs avec le CRM Alizé ont fini par nous convaincre. Le choix de centralisation était aussi important par rapport à la taille de notre Fondation car cela permet de réduire le nombre d’interlocuteurs.
Le fait qu’Ediis-AID soit propriétaire de l’ensemble de la solution a été également important dans notre décision. Par ailleurs, savoir que cette solution évolue avec une nouvelle version mensuelle et que la road map allait être partagé lors des réunions « club utilisateurs » est un plus. Elle nous apportait plus d’autonomie et de souplesse sur de nombreux aspects : les référentiels, le paramétrage, les RF, le scan de l’intégralité des plis,
Dernier point très décisif : l’ouverture à la négo commerciale et le budget proposé."
Nous avons senti des professionnels qui communiquent entre eux, chacun dans son domaine d’expertise, mais avec un vrai fil conducteur et une direction commerciale qui maitrise le sujet. Cette fluidité et ce travail d’équipe étaient bien moins évident chez les deux autres soumissionnaires.
Bien entendu, au-delà de l’adéquation fonctionnelle des solutions proposées à nos besoins, notre choix a été conforté par un ensemble de critères :
- Cahier de Réponse commerciale bien structuré et très précis (mieux que le prestataire sortant)
- Une solution globale, c’est-à-dire Web intégré, et avec des fonctionnalités activables au fur et à mesure des besoins.
Au départ nous n’avions pas décidé avec certitude de confier à Ediis-AID les formulaires de dons en ligne et l’espace donateur. .La connexion native des formulaires et de l’espace donateurs avec le CRM Alizé ont fini par nous convaincre. Le choix de centralisation était aussi important par rapport à la taille de notre Fondation car cela permet de réduire le nombre d’interlocuteurs.
Le fait qu’Ediis-AID soit propriétaire de l’ensemble de la solution a été également important dans notre décision. Par ailleurs, savoir que cette solution évolue avec une nouvelle version mensuelle et que la road map allait être partagé lors des réunions « club utilisateurs » est un plus. Elle nous apportait plus d’autonomie et de souplesse sur de nombreux aspects : les référentiels, le paramétrage, les RF, le scan de l’intégralité des plis,
Dernier point très décisif : l’ouverture à la négo commerciale et le budget proposé."
Après un an quel est le bilan de cette migration ?
"Un bilan positif : l’impression de professionnalisme, la connaissance du secteur et la maitrise des migrations se sont confirmés. Ouf !
Le rétro planning a été tenu sans mauvaise surprise, la méthodologie appliquée et l’accompagnement étapes par étapes sur les 6 mois de migration ont été efficace et m’ont permis de poursuivre mes autres opérations, car il fallait bien que la collecte continue!
Tout s’est bien passé, aucune donnée perdue. Tout a été testé, "recetté" et au final, le jour du Run définitif, la migration ne fut plus qu’une formalité.
Et la bonne surprise fut un plan de charge finalement moins important : alors que je me préparais à devoir consacrer un mi-temps sur la migration, au final je n’y ai consacré qu’environ 30% de mon temps."
Le rétro planning a été tenu sans mauvaise surprise, la méthodologie appliquée et l’accompagnement étapes par étapes sur les 6 mois de migration ont été efficace et m’ont permis de poursuivre mes autres opérations, car il fallait bien que la collecte continue!
Tout s’est bien passé, aucune donnée perdue. Tout a été testé, "recetté" et au final, le jour du Run définitif, la migration ne fut plus qu’une formalité.
Et la bonne surprise fut un plan de charge finalement moins important : alors que je me préparais à devoir consacrer un mi-temps sur la migration, au final je n’y ai consacré qu’environ 30% de mon temps."